Je klanten sneller laten betalen?

Heb jij klanten die jouw facturen steeds te laat of zelfs niet betalen? Je bent helaas niet de enige. Er is altijd een groep klanten die verzuimt. Uit cijfers van het Verbond van Verzekeraars blijkt dat driekwart van de mkb ondernemers last heeft van klanten die te laat betalen.

Door al die openstaande facturen kun jij ook in financiële problemen komen. Om deze problemen te voorkomen geven we je tips hoe je kunt zorgen dat je facturen sneller betaald worden.

Lay-out van factuur

De vormgeving van de factuur is van groot belang voor een snelle betaling. Controleer of de lay-out van jouw factuur en/of herinnering hieraan voldoet:

• Het totaalbedrag is in één oogopslag zichtbaar. Bijvoorbeeld vetgedrukt en een beetje groter.
• Zet de uiterste betaaldatum op de factuur. Het vermelden van de exacte datum spoort meer aan om op tijd te betalen dan alleen het verzoek om binnen 14 dagen te betalen.
• Ging er een offerte vooraf aan de factuur? Zorg dan dat de factuur daarbij aansluit.
• Lever een specificatie bij de factuur. Een heldere uitleg van wat je gedaan hebt of verkoopt voorkomt onnodige vertraging.
• Maak je factuur duidelijk en herkenbaar, met jouw logo en/of huisstijl.
• Voeg de algemene voorwaarden van je bedrijf toe op de achterkant.

Timing van je factuur

Weet wanneer je een factuur moet versturen. Ons advies is altijd ‘factureer zo snel mogelijk’, om de doorstroming op gang te houden, maar soms kun je rekening houden met bepaalde factoren:

• Particulieren zijn eind december en eind mei financieel krachtiger door de eindejaarsuitkering/ dertiende maand en vakantiegeld. Als je je factuur net voor die periode stuurt is de kans groter dat de factuur snel(ler) betaald wordt.
• Periodieke facturen? Rond de 25^evan de maand komt voor particulieren met kinderen het kindgebonden budget en het salaris e.d. binnen. Stel in het algemeen de uiterste betaaldatum in rond de 25^e.
• Bedrijven betalen in mei en de vakantiemaanden slecht. Dit komt doordat bedrijven hun medewerkers vakantiegeld moeten betalen en in de zomermaanden bedrijven gesloten zijn in verband met de vakantie. Dat maakt het lastiger om aan alle betalingsverplichtingen te voldoen. Houd hier rekening mee of factureer vóór deze periode als dit mogelijk is.

Klant betaalt niet?

Is de factuur nog niet betaald, dan kan je herinnering(en) of een aanmaning sturen. Hierbij een paar tips:

• Begin vriendelijk in de herinnering. Een betalingsherinnering is nog geen aanmaning. De klant kan het vergeten zijn, of de factuur kwijtgeraakt zijn. Verder is een neutrale toon gepast, want je wil de klant niet onnodig opjagen.
• Zorg dat alle informatie die nodig is om de betaling te voldoen duidelijk op de herinnering staat.
• Sluit vriendelijk af. Gebruik bijvoorbeeld de zin: “Indien deze mail uw betaling heeft gekruist, kunt u deze als niet verzonden beschouwen.”
• Bel je klant op voor je de laatste herinnering stuurt. Dit is veel effectiever dan een aanmaning waarin staat dat je het uit handen gaat geven.
• Als de klant krap bij kas zit, kan je zelf een betalingsregeling met de klant treffen. Dan weet je in ieder geval dat het geld er aan komt.
• Als bedrijven je factuur niet of te laat betalen, mag je een standaardvergoeding voor incassokosten vragen en een wettelijke rente in rekening brengen. De wettelijke rente voor handelstransacties bedraagt 8% en de incassokosten zijn een percentage van het factuurbedrag met een minimum van € 40,-.
• Voor particuliere klanten geldt de ‘wettelijke rente voor consumenten’. Deze is 2%.

Wil je een factuur uit handen geven aan een incassobureau? Vraag je dan goed af of je dit werkelijk wilt doen, in verband met de relatie die je met de klant hebt. Is de situatie, of het factuurbedrag een juridisch proces waard? Zo ja, geef het uit handen.