Zo zorg je voor een sluitende kilometeradministratie

Heb jij een auto van de zaak en bij de Belastingdienst opgegeven dat je er niet privé mee rijdt? Dan mag je maximaal 500 kilometer privé rijden per jaar. Rijd je meer privé? Dan moet je alsnog bijtelling betalen en krijg je een boete. Om dit te voorkomen heb je een sluitende kilometeradministratie nodig om je gereden kilometers te bewijzen bij controle.

Wat zijn privé kilometers?

Zakelijke kilometers zijn alle ritten die je maakt als ondernemer voor je bedrijf. Woon-werkverkeer valt onder zakelijke kilometers, onder privé kilometers vallen: Boodschappen doen, een familielid bezoeken tijdens de lunch of een dagje uit of je kinderen wegbrengen naar sport, speeldate of logeerpartij niet. Vooral in of na vakantieperiodes controleert de Belastingdienst scherper op het privégebruik van de zakelijke auto. Ondernemers denken vaak dat het wel meevalt en dat je er makkelijk vanaf komt bij een controle. Dit is alleen niet het geval. Zorg dus voor een sluitende rittenregistratie waarmee je kunt aantonen waar je naartoe bent gereden en met welk doel.

Makkelijk bijhouden met een app voor kilometerregistratie

De makkelijkste manier om een sluitende kilometerregistratie bij te houden, is het gebruik van een app op je mobiele telefoon. Deze houdt op basis van 4G of GPS automatisch bij welke kilometers je rijdt, zodat je hier zelf bijna geen omkijken naar hebt.

Er zijn verschillende goede apps op de markt. De prijzen lopen uiteen van gratis tot een abonnement van 60 euro per jaar. De ene app is uitgebreider dan de andere. Kijk goed naar wat je zelf van een app verwacht aan functies, maar let wel op dat de app in elk geval jouw ritten makkelijk kan exporteren naar Excel. Hierdoor kan je de kilometerregistratie eenvoudig toevoegen aan je administratie.

Goede apps voor kilometerregistratie zijn bijvoorbeeld:

• RouteReg (iPhone / iOS)
• CTA ritregistratie (Android)
• ZZP Admin – Urenregistratie (iPhone / iOS)
• Easy Rit Registratie (Android en iPhone/iOS)
• nl (Android, iPhone, Windows)

Je vindt de apps via je mobiele telefoon in de AppStore of de Google Play Store.

Rittenregistratie op papier

Natuurlijk kun je ook nog steeds een rittenregistratie op papier bijhouden. Bijvoorbeeld in je agenda, een notitieboekje, of kilometerregistratieboekje.

Let erop dat je de volgende gegevens opschrijft:

• Type auto
• Kenteken van de auto
• De periode waarin je de auto hebt gebruikt
• De ritgegevens

En per autorit:

• Datum
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Vertrek- en aankomstadres
• De route die je hebt gereden
• Of het een privérit is of een zakelijke rit
• De privé-omrijkilometers als je tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt

Voor bestelauto’s gelden vereenvoudigde regels. Vraag ons gerust naar meer informatie hierover.

Zakelijk rijden zonder zorgen

Een sluitende rittenregistratie voorkomt dus problemen met de Belastingdienst. Zoals je ziet zijn er genoeg manieren om je te helpen bij het bijhouden van je kilometers. Bij de volgende controle leg jij zo dus je sluitende kilometeradministratie op tafel en kun je zonder zorgen lekker verder rijden.